ГлавнаяПримеры проектовОбразовательный Форум

Как сделать так, чтобы семинар посетило столько человек, на сколько он запланирован?

Суть проекта: приглашение целевой аудитории на мероприятие.

Заказчик: сообщество зарубежных компаний, в которое входят предприятия, специализирующиеся на образовании.

Зачем понадобилось проводить проект?

Финляндия отличается своим специфичным подходом к образовательному процессу, который дает высокий уровень эффективности в обучении. На достижения настолько серьезных результатов у детей работает все: и мебель, которая стоит в классах, и разные интерактивные и технические приспособления, и, конечно же, сами методы преподавания. Обо всех этих решениях и планировали поведать представители разных финских компаний московским директорам школ, завучам и методистам.

Цели и задачи проекта:

Нашим специалистам нужно былопригласить участников с российской стороны на конференцию. Немаловажно было и их количество – зал был рассчитан именно на 50 человек. Чтобы добиться оптимальной посещаемости, мы не только даем нужную информацию потенциальной аудитории и предлагаем зарегистрироваться, а на каждом этапе уточняем решение и напоминаем о мероприятии. Именно поэтому семинары, которые организованы с нашим участием, отличаются тем, что количество гостей соответствует запланированному числу.

Параметры проекта:

Региональный охват мероприятия – учебные заведения Москвы.

Целевая аудитория – школы и учебные центры, которые заинтересованы в том, чтобы поднять уровень успеваемости и качество получаемого образования.

Целевые контактные лица – высшее руководство образовательных заведений Москвы: директора, заведующие по учебной части или методисты.

Исполнение проекта:

Это довольно-таки стандартный проект по привлечению участников на семинар и контроль необходимой для Заказчика его посещаемости. Схема выполнения этой работы в нашей компании отработана до мелочей, что позволяет нам гарантировать нужную явку.

Первый этап его выполнения заключается в подборе потенциальных участников – интересных для Заказчика. Наши специалисты, по заданным критериям, составляют примерную базу из собственных данных фирмы, кропотливо собираемых годами упорного труда. При необходимости расширяя и дополняя информацией из других источников. Когда перечень организаций, в данном случае профильных образовательных учреждений, готов, он отправляется на согласование с Заказчиком.

Параллельно идет второй этап – создание сценариев переговоров. Компания РЕСМАРК имеет собственные результативные методики достижения поставленных задач с помощью телефонных переговоров, но для каждой отдельной задачи  мы составляем отдельный скрипт, нацеленный на конкретную проблему. После того как сценарий составлен и полностью отвечает требованиям проекта, он также отправляется на согласование с Заказчиком.

Эти подготовительные этапы кампании по привлечению участников на мероприятие нужно проводить примерно за месяц-полтора до самого семинара. К счастью,  представители организатора хорошо знакомы со спецификой такой работы, и обратились к нам заранее.

Итак, Заказчик выбрал более 200 интересных ему школ и ВУЗов. Особенность этого мероприятия была в том, что оно было интересно, прежде всего, крупному руководству образовательных учреждений. А оторвать от повседневных дел начальников, даже для участия в важном семинаре, еще труднее.

Но благодаря тщательно разработанному сценарию, где были учтены все возможные нюансы, а также опыту и навыкам переговорщиков, мы смогли добиться успеха в этом проекте. Наши специалисты работали над этим заказом 3 недели. За это время с каждым заинтересованным представителем необходимой аудитории было совершенно до 8 контактов.

Во время первого звонка наши специалисты узнают о том, интересна ли тема мероприятия в принципе, и договариваются о том, чтобы потенциальный участник просмотрел материалы и программу семинара. Это дает возможность поговорить с представителем аудитории более предметно. В этом разговоре, обычно дополнительно проводится мини-исследование, благодаря которому Заказчик получает маркетинговые данные об интересах и предпочтениях своих потенциальных покупателей. Затем мы обязательно уточняем, какие решения они приняли.

Результаты:

Итак, на образовательный семинар зарегистрировались более 70 участников. Напомним, что необходимая цифра была 50. Но регулярно занимаясь подготовкой подобных мероприятий можно смело сказать, что число тех, кто зарегистрировался и тех, кто придет, может различаться в пределах 30 процентов. Поэтому наши специалисты непосредственно перед мероприятием уточнили у будущих участников, смогут ли они его посетить. Подтвердили уже 57 человек. На образовательном семинаре было 49 участников, т.е. почти идеальное число приглашенных.

Особенности проекта:

Возможно, познакомившись с этим примером, кому-то может показаться, что приглашать на мероприятия не такая уж и сложная задача. Но почему же тогда на большинство выставок и семинаров тратятся гигантские средства на рекламу и продвижения, а забредают туда только пара неприкаянных специалистов да несколько случайных людей.  

Все потому что аудитория заинтересованных, и что немаловажно, интересующих вас лиц настолько узок, что шанс на то, что реклама дойдет до них весьма и весьма невелик. А менеджеры, перед которыми обычно ставят задачу приглашения целевых специалистов, занимаются этим в то время, которое у них остается после выполнения остальных, текущих задач. Поэтому у них просто нет возможности выполнить все этапы и действия для нужной посещаемости семинара.

Для того чтобы избавиться от всех забот по приглашению участников на ваше мероприятие, чтобы гарантированно достучаться до своей целевой аудитории и обеспечить нужную посещаемость, вы можете обратиться к нам прямо сейчас.