Обеспечить специализированный Форум целевыми участниками!
Суть проекта: приглашение участников на мероприятие (специализированный форум).
Заказчик: глобальная сеть зарубежных компаний, включающая в себя несколько сотен фирм в разных отраслях.
Зачем понадобилось проводить проект?
Необходимость в дополнительном обеспечении явки участников на семинар обусловлена тем, что в мероприятии этого формата были заинтересованы только либо директора и хозяева клиник, либо заведующие отделений. Форум проходил весь рабочий день, и далеко не каждый управляющий больницей мог оставить свое заведения на такой долгий срок.
Именно поэтому компания-Заказчик решила воспользоваться нашими услугами: подобрать целевые учреждения, пригласить участников, проконтролировать процесс принятиями им и решения и убедиться в том, что все заинтересованные мероприятием собираются его посетить.
Цели и задачи проекта:
Добиться явки участников в 60 человек. Это стандартный, типовой проект. С задачами такого плана Компания РЕСМАРК сталкивается регулярно. Несмотря на то, то предугадать количество человек, которые появятся на семинарах весьма затруднительно, так как число людей подавших заявку и реально приехавших сильно различаются. Но большой опыт организации таких мероприятий позволяет нам добиться нужной посещаемости.
Параметры проекта:
Региональный охват – медицинские учреждения Москвы, специализирующиеся на лечении заболеваний, которые будут разбираться на Форуме.
Целевая аудитория: больницы и клиники, заинтересованные в получении нового, эффективного зарубежного опыта лечения болезней суставов и онкологии.
Целевые контактные лица – директора медицинских учреждений, заведующие отделениями, врачи, специализирующиеся на этих заболеваниях – маммологи, рентгенологи и другие.
Чего мы достигли?
Во время выполнения этого проекта мы, прежде всего, составили базу потенциальных клиентов для Заказчика, состоящую из 200 организаций. Из этих учреждений зарегистрировались и подтвердили участие 115 человек. Между тем, на Форум пришло 62 приглашенных. А необходимая аудитория для мероприятия была – 60 человек. Так, мы смогли обеспечить практически идеальный уровень наполненности зала.
В результате приглашения участников мы получили также приятный дополнительный результат: небольшое маркетинговое исследование. Многие респонденты выразили пожелание, чтобы в следующем мероприятии был включен блок о стоматологии. Все эти данные мы передали Заказчику, который не только с успехом провел Форум, но и получил данные для следующих материалов и семинаров.
Исполнение проекта:
Для того чтобы начать непосредственное приглашение участников на семинар или другое мероприятие перед этим нужно сделать 2 важных, обязательных шага. Сначала мы составляем базу данных компаний, которые интересны нашему Заказчику. Для этого мы используем информацию, собранную в ходе многолетней практики, а если ее недостаточно тогда дополнительно составляем список потенциальных клиентов, пользуясь самыми разнообразными каналами.
Другой необходимый подготовительный этап – это разработка эффективного сценария телефонных переговоров и подбор исполнителей-переговорщиков для этого проекта. В Компании РЕСМАРК работают более 400 опытных мастеров телефонных переговоров. Мы подобрали специалистов в разных областях техники и знаний, поэтому для каждого проекта у нас найдутся люди, которые смогут разобраться в специфики деятельности организаций и технических деталях.
После этого в соответствии с утвержденным сценарием мы начинаем обзванивать потенциальных участников. Так, мы выстраиваем цепочку контактов, которая приведет наших собеседников к желаемому результату – посещению Форума. Иногда приходится совершать до 8 звонков одному заинтересованному потенциальному участнику. Но только благодаря такому подходу мы можем обеспечить посещаемость вашего мероприятия на необходимом уровне.
Особенности проекта:
С одной стороны, приглашение на семинар – это стандартный проект, с которыми мы работаем регулярно. Но с другой стороны, его специфичность и необычность заключалась в целевой аудитории, и полученной погрешности между теми, кто записался и кто пришел. Разница составила почти 50 %. Это гораздо выше, чем в среднем (максимум 30%) при такой задаче. Но мы заранее предвидели и учли это, планируя количество приглашенных для явки в 60 человек.
Так в чем же тут дело? На такую посещаемость серьезно повлияли 2 фактора: сфера деятельности участников и занимаемые ими должности. Для врача очень сложно спланировать все возможные кризисы и цейтноты, для того чтобы без ущерба для учреждения можно было покинуть его на весь рабочий день.
Вторым ключевым фактором являлась должность участников. Во многих ситуациях требуется присутствие директора или главврача, и, приглашая участников на семинар, мы, естественно, учли это. Как и получилось в результате, почти половина приглашенных намеревалась посетить мероприятие, но внезапные дела не дали им этого сделать. Так, даже при таких не слишком благоприятных условиях мы смогли решить поставленную задачу.
Если вы хотите, чтобы на вашем мероприятии было столько участников, сколько вы запланируете – отправьте заявку прямо сейчас.