Проект по привлечению участников конференции «Автокомпоненты-2014»
Как это было…
В июне 2014 года проводился Московский международный форум «АВТОКОМПОНЕНТЫ 2014» по теме: «Перспективы локализации производства и импортозамещения автомобильных комплектующих. Рынок автокомпонентов в России». Мероприятие масштабное, комплексное, интересное. На рассмотрение готовились вопросы государственной политики по развитию автокомпонентной отрасли, инвестиционный и инновационный потенциал автокомпонентных производств, развитие рынка поставщиков автокомпонентов, а также задачи по импортозамещению и локализации производства автомобильных комплектующих в регионах и пути их решения с учетом возможных негативных воздействий со стороны Запада.
Наша задача.
Перед Компанией РЕСМАРК была поставлена задача в обеспечении явки на мероприятие минимум 30 участников. Обратились к нам за полтора месяца до мероприятия, действовать надо было быстро и слаженно. Участие в конференции стоило 20 000 рублей.
С чем мы столкнулись.
Сложность проекта заключалась в том, что целевой аудиторией были генеральные и коммерческие директора крупный автозаводов, производств автокомпонентов и запчастей, производители автомобилей и автобусов, а также крупнейшие дилеры и дистрибьюторы запасных частей для автомобилей. Сложно пробиться к столь высоко поставленным клиентам, тем более лично переговорить с ними и заинтересовать их в посещении мероприятия. Еще одним «подводным» камнем было обойти секретарей, которые всячески пытались не допустить прямого общения со своими начальниками.
Проект охватывал всю Россию. Во время переговоров необходимо было подстраиваться под часовые пояса каждого клиента, звонить исключительно в то время, которое назначали клиенты, так как рабочий график генеральных директоров настолько плотен, что порой между совещаниями и планерками для нашего звонка отводилось не более 5 минут.
Над чем мы работали.
Вся работа нашей команды, как и обычно, была разбита на несколько этапов. Мы собрали базу потенциальных клиентов, в которую вошли 465 компаний. Были проведены телефонные переговоры со 188 секретарями и заместителями директоров и с 277 директорами лично с целью выяснения заинтересованности в посещении мероприятия, далее каждый возможный клиент получил на личную электронную почту персональное приглашение на участие в конференции и в завершении проекта мы перезвонили каждому получившему почту для уточнения возможного присутствия. Переговоры с клиентами часто затягивались, так как у них возникали непредвиденные командировки или же были сложности с отрывом от производства. С некоторыми участниками мы могли общаться только через переводчиков, так как в России находятся филиалы крупных немецких и китайских автозаводов. Но мы справились и с этим! Более того, мы помогли каждому желающему правильно заполнить форму и все материалы максимально быстро передали заказчику. Среди желающих посетить мероприятие были люди, которые не могли лично приехать, для них было разработано заочное участие с получением всех необходимый материалов по конференции.
Чего мы достигли.
Несмотря на относительно сжатые сроки исполнения заказа, мы смогли обеспечить явку на Конференцию и зал был заполнен на 100%. Кроме этого, о мероприятии было услышано в каждом уголке России, и если по каким-либо причинам у контактных лиц не получилось посетить именно эту конференцию, в дальнейшем все мероприятия заказчика отслеживались и по возможности в них принималось непосредственное участие.